Qu’est-ce que l’archivage électronique de documents ?

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archives papier

Toute entreprise génère des documents. Si certains ne sont pas assez importants pour être conservés, d’autres, au contraire constituent une part de l’identité de l’entreprise. Eléments de facturations, règlement intérieur, documents relatifs au CHSCT, données clients, sont autant d’éléments qui sont témoins du développement d’une activité.

En quoi consiste l’archivage électronique ?

Avant les ordinateurs et leur emploi au quotidien, tous ces documents devaient être stockés dans une pièce dédiée. Il fallait, dans ce sens, être très méticuleux et rigoureux dans le classement pour pouvoir retrouver un document bien précis, datant de plusieurs années ou même seulement quelques mois. Avec l’avènement et le règne du numérique, beaucoup de données sont conservées dans les mémoires des ordinateurs. C’est en cela que consiste l’archivage électronique : La conservation des données d’une entreprise de façon immatérielle. Pourtant, peu d’entre elles peuvent se permettre de le faire…

Archivage électronique : quelles solutions pour les entreprises ?

Si les TPE pouvaient encore procéder à leur archivage de documents en termes de place, leur expansion possible va les confronter au même problème : Comment trouver des solutions pour conserver toutes les données de l’entreprise ? La problématique comprend plusieurs aspects : Conserver sans que cela empiète sur la surface utile (lieu de stockage), protéger des virus, des accidents (incendie, dégâts des eaux), avoir un matériel informatique assez performant pour garder toutes les données. Mais il faut également y ajouter une autre donnée : Beaucoup d’entrepreneurs ne sont pas initiés à l’informatique et n’en ont qu’un usage restreint ; se consacrant à leur cœur de métier. Quid alors de ces informations essentielles ? Heureusement, il existe des entreprises spécialisées dans l’archivage électronique, mais aussi papier des données des entreprises. Sécuritaire, personnalisée, pratique, permettant d’avoir accès facilement aux données, cette solution permet aux entreprises, de se libérer de cette tâche énergivore.

Archivage électronique et papier : quels avantages ?

On peut en effet s’interroger sur le bien-fondé de la démarche de doubler la conservation des données. Pourtant, certaines administrations ; même si les archives électroniques ont une certaine valeur au niveau de la loi, veulent des documents originaux. Elles ne se contentent pas d’une capture d’écran ou d’un transfert de document par mail. Parce qu’il y a un risque non négligeable de faille juridique. D’autre part, le doublon permet d’être certain d’éviter tout effacement des données. Il y aura au moins une sauvegarde papier (même si les systèmes de sécurité et les anti-virus sont de première qualité et rendent cette possibilité proche de zéro). Et enfin, parce que la numérisation des documents et leur archivage immatériel est relativement récent, beaucoup d’entreprises ont des données stockées sur papier qui ne seront, faute de temps, jamais numérisées. Une bonne façon, donc de garder trace de tout, sans que cela impacte sur la place et sans avoir une connaissance particulière en informatique.

L’archivage électronique par des professionnels apparait comme une bonne solution pour les entreprises récentes comme pour les plus anciennes, car certains proposent le double archivage dans des conditions de conservation dans le temps optimales.

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Spécialiste du web depuis plus de 10 ans, j'ai su évoluer au gré des technologies en parcourant plusieurs domaines comme la finance, l'immobilier et l'économie. Mon parcours et mes retours d'expériences vous apporteront, je l'espère, de véritables conseils et des informations pratiques. Au plaisir de vous voir sur un prochain article ;-)
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